Daudzas organizācijas šobrīd ir ikgadējo novērtēšanas un attīstības pārrunu procesā. Attīstības un novērtēšanas pārrunas gan vadītājam, gan darbiniekam ir emocionāli jūtīgs brīdis, kad atklāti tiek pateiktas daudzas sen krātas lietas. Kad šāda saruna notiek virtuālajā vidē, izaicinājums ir vēl lielāks.
Daudziem ir bažas, ka neizdosies nodibināt emocionālu kontaktu, ka iespējams darbinieku aizskart, neizdosies atbalstīt un tikt galā ar emocijām. Turklāt vēl tās visas tehnoloģiju lietas, kas bieži vien sabojā sarunu vissvarīgākajā brīdī!
Kāpēc šīs pārrunas rada tik augstu trauksmi? Saruna ietver vērtēšanu. Turklāt laba saruna ietver vērtēšanu abos virzienos – vadītājs lūdz atgriezenisko saiti arī par savu veikumu. Mēs automātiski paredzam, ka vērtēšana nozīmē kritiku, un kritika sāpēs. Vērtēšanas pieredze jau no skolas laikiem bieži bijusi pazemojoša, pilna ar moralizēšanu par pagātnes kļūmēm nevis vērsta uz ieteikumiem, ko nākotnē darīt citādi. Bijušas gan asaras, gan nevērtības sajūta, ka nekad neesmu gana labs. Tāpēc pirmā lieta, par ko ir jāparūpējas tādā sarunā, ir drošības sajūta. Protams, virtuālajā vidē tas ir izaicinājums. Te būs daži pavisam vienkārši ieteikumi, ko darīt, lai vairotu drošību, atklātību un uzticēšanos.
Sāksim ar tehniskajām lietām. Pirms sarunas īsi pastāstiet darbiniekam, ko sagaidīt no sarunas, kādi ir sarunas mērķi, ieguvumi, tēmas, jautājumi, kā viņš var sagatavoties. Apkopotā veidā šo informāciju nosūtiet arī e-pastā, lai darbinieks var sev atgādināt par sarunas plānu. Nedrošību rada nezināmais, neparedzamais, neskaidrais. Dodiet maksimāli daudz informācijas un atbildiet uz visiem jautājumiem. Turklāt tas ietaupa laiku un procesu padara efektīvāku, jo abas puses ir sagatavojušās.
Pārliecināties par darbinieka tehnisko gatavību sarunai – kuru aplikāciju izmantosim, vai strādā video un audio. Nekas tā “nenokauj” atmosfēru kā 15 minūšu kavēšanās tehnisku ķibeļu dēļ.
- Piedāvājiet palīdzību apgūt aplikācijas funkcijas. Daudzi uztraucas – ko mans vadītājs par mani padomās, ja es nemāku ieslēgt video, audio, apieties ar aplikāciju. Parādiet, ka tās ir viegli pārvaramas bažas.
- Vienojieties, ka izslēgsiet visas aplikācijas un paziņojumu, lai nekas nevar traucēt jūsu sarunai. Iesaku lietot austiņas, lai izvairītos no trokšņiem, ko rada bērni, suņi vai iela.
- Daudzi darbinieki kautrējas, ja dzīvo pieticīgos apstākļos un negrib ieslēgt video. Iesakiet izmantot aplikāciju fona iespējas.
- Reizēm nav iespējams redzēt cilvēka sejas izteiksmi, ja aizmugurē viņam ir gaismas avots – logs vai lampa. Lūdziet apsēsties tā, lai logs būtu priekšā darbiniekam nevis aiz muguras.
- Parūpējies, lai darbiniekam un jums pašam pie rokas ir ūdens, tēja vai kafija – viss, lai justos ērti.
Tagad varam pievērsties pašai sarunai.
- Sākumā iesildiet sarunu, izveidojiet kontaktu. Vaicājiet, kā kolēģis jūtas, kad jāstrādā no mājām, kā tiek galā ar ģimenes ikdienu, rūpēm par bērniem, kā viņš sevi motivē darbam, kad “aicina” ledusskapis vai lielisks laiks aiz loga.
- Dalieties arī ar saviem izaicinājumiem. Tas ļaus darbiniekam sajust, ka jūs arī esat tikai cilvēks un veicinās atklātību.
- Tad atgādiniet par sarunas mērķi un pie kāda gala rezultāta vēlaties beigās nonākt.
Video ir ļoti ieteicams sarunām kur vēlaties panākt emocionālas klātesamības efektu. Ja tas pavisam nav iespējams, noskaņojieties uz ļoti uzmanīgu klausīšanos – katrai nopūtai, pauzei, intonācijas maiņai ir svarīga nozīme, ko vērts atspoguļot, lai izprastu darbinieka emocionālo stāvokli un domāšanu: “Tu tā smagi nopūties. Par ko tas ir?” vai “Kad tu runā par šo situāciju, tava balss kļūst daudz enerģiskāka. Kā Tu pats to skaidro?”. Biežāk nekā klātienes sarunās pārbaudiet sapratni. Pārvaicājiet: “Vai es pareizi sapratu, ka…”; “Es izveidošu mazu kopsavilkumu no Tevis teiktā un palabo, ja kaut ko sapratu nepareizi…”; “Tātad mēs vienojāmies par …”
Liela daļa cilvēku virtuālā vidē izvairās izrunāt emocionāli uzlādētas tēmas. Veltiet tam laiku. Uzdodiet vairāk jautājumu kā parasti, lai saprastu darbinieka redzējumu. Tas var prasīt papildus laiku. Ja nepieciešams, ņemiet pārtraukumus, pirms kuriem taisiet nelielu kopsavilkumu – “Kur mēs šobrīd esam sarunas plānā” un īsi aprakstiet nākamos soļus.
Ja darbinieku vai pašu pārņem spēcīgas emocijas, ierosiniet pārtraukumu, lai nomierinātos. Citreiz pietiek ar to, ka īsu brīdi pagaida un paklusē, kamēr otra puse tiek galā ar savām emocijām. Tādos brīžos nevajadzētu mierināt ar frāzēm: “Neraudi, viss būs labi” vai dot kādus padomus un risinājumus. Emocijās mēs vāji uztveram otras puses teikto, loģiskā domāšana kļūst vājāka. Tāpēc jūsu labi domātais padoms var tikt uztverts ar aizsardzību vai pat uzbrukumu. Dodiet laiku paskumt vai padusmoties, ja tas ir vajadzīgs. Atspoguļojiet un atkārtojiet, ko otrs teicis. Esiet empātisks. Tas dos darbiniekam sajūtu, ka viņš ir sadzirdēts un saprasts. Bet tas nenozīmē, ka jūs visam piekrītat – variet tālāk paust arī savu redzējumu.
Rokas un seja ir galvenie neverbālās komunikācijas avoti. Izmantojiet sejas izteiksmi un žestus, lai izrādītu līdzjūtību, siltumu un sapratni. Ja bijusi emocionāla saruna pārdomājiet, kā pēc tam varēsiet sekot, kas notiek tālāk, kā cilvēks jūtas, lai variet turēt roku uz pulsa un atbalstīt, ja nepieciešams. Sarunas gaitā pierakstiet galveno, par ko vienojāties: konkrēti mērķi, progresa mērījumi, lai abiem ir skaidrība un var vēl veikt kādas korekcijas, ja radušies pārpratumi.
Raksts publicēts žurnālā “IR Nauda”.